Administradora de Condomínios

Administradora de Condomínios

Viver em uma comunidade condominial está cada vez mais comum em cidades mais populosas.
A popularização está sendo tanto para condomínios verticais quanto horizontais.
Por esse motivo, as administradoras de condomínios também vêm crescendo e ganhando cada vez mais espaço no mercado imobiliário.

O que é administrar um condomínio?

Administrar um condomínio é gerenciar tudo que envolve o funcionamento do condomínio. É assumir responsabilidades para realizar uma boa gestão financeira, pessoal e administrativa.

A administração do condomínio pode ser realizada tanto em condomínios residenciais, quanto em condomínios comerciais ou até mesmo condomínios industriais. E a gestão pode ser dividida em duas opções:

Gestão Completa – A administradora é a responsável por toda a gestão condominial, desde convocação de assembleias até mesmo em questões mais complexas, como processos judiciais, etc. Deixando para o síndico do condomínio apenas a obrigação de fiscalização da administração.

Gestão Compartilhada – O síndico se responsabiliza por realizar todas as obrigações dentro do condomínio e tem a administradora como aliada em alguns momentos para auxiliar em questões burocráticas.

Quais as funções da administradora de condomínio?

  • Gestão das áreas administrativa, de recursos humanos, financeira e jurídica do condomínio;
  • Suporte e informações técnicas para tomada de decisões de síndicos, conselho consultivo e condôminos;
  • Gerenciamento e arquivo de documentos obrigatórios;
  • Monitoramento e gestão dos equipamentos de segurança;
  • Administração de áreas comuns;
  • Controle, cobrança e acompanhamento dos aluguéis;
  • Gerenciamento dos serviços e contratos de conservação e manutenção;
  • Gestão do consumo de água, luz, internet etc.;
  • Assessoria nas áreas de engenharia, arquitetura, paisagismo e decoração;
  • Diligências junto às concessionárias públicas;
  • Suporte para realização das assembleias.

Quem faz a escolha da administradora?

A escolha de uma administradora depende principalmente do síndico, ele é o principal responsável por analisar no mercado todas as administradoras de condomínios disponíveis e que atendam a demanda do condomínio. Porém sua escolha precisa ser aprovada em assembleia.

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Qual a melhor administradora de condomínios?

A melhor administradora de condomínios é aquela que tenha conhecimento de mercado, seja idônea e tenha transparência principalmente na gestão financeira. Para isso, é necessário avaliar bem todos os condomínios atendidos por ela, como está sendo feita a gestão desses condomínios e se tem capacidade de atender o condomínio. Não menos importante, saber se o valor cobrado está dentro do orçamento previsto.

Quais as vantagens?

Existem vantagens na contratação de uma administradora de condomínios, mesmo em condomínios familiares ou de pequeno porte, e essas vantagens podem ser distribuídas em três pontos:

Praticidade – Uma empresa especializada em administração condominial pode ser fundamental pois reúne serviços de contabilidade, administração financeira, gestão, manutenção e limpeza.
Economia – A contratação de apenas uma empresa especializada para realizar todas gera uma redução nos custos do condomínio;
Eficiência – A eficiência é a consequência da economia e da praticidade da unificação dos serviços em uma empresa especializada.

Padronização de Processos

Ter uma padronização de processos fará com que sua administradora de condomínios seja reconhecida positivamente pelo bom desempenho na prestação de serviços. Sempre separe os tipos de serviços e suas respectivas urgências. Dê prioridade aos atendimentos que necessitam de urgência. Essa padronização faz com que a empresa seja assertiva, e, consequentemente, eficaz.

Software

A automação dos processos através de software auxilia na gestão do condomínio, facilitando os atendimentos e economizando tempo. O SEBRAE lista todos os processos possíveis de automação:

  • Solução para administrar vários condomínios simultaneamente
  • Cadastros essenciais (moeda, banco, plano de contas, empreendimento, proprietário, fiador, condômino, unidades etc.)
  • Cadastro de previsão de despesas/receitas, contas correntes e serviços
  • Controle de retenções de tributos dos condomínios
  • Lançamento automático de contas considerando a previsão de serviços cadastrados
  • Estorno de lançamento de contas
  • Acerto de contas por unidade e por condomínio
  • Fechamento de saldo mensal
  • Transferência de condômino/proprietário, considerando inclusive as respectivas contas correntes
  • Movimentação de fundo de reserva como conta corrente
  • Geração de remessa de cobrança bancária e baixa automática
  • Sistema de estatística e acompanhamento da rentabilidade da carteira
  • Mala direta de proprietários/condôminos e carta de cobrança e análise completa por meio de relatórios gerenciais.

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Todos os condomínios têm uma administradora?

Em estimativa realizada numa pesquisa do Grupo Base Software, cerca de 20% dos condomínios ainda não são “administráveis”. Se trata daqueles condomínios que ainda não têm um síndico definido, seja por falta de condôminos que se disponibilizem para delegar essa tarefa ou até mesmo por se tratar de um condomínio pequeno ou um condomínio familiar, nesses casos os condôminos consideram que não precisam de um síndico.

O que preciso para montar uma administradora de condomínios?

Para montar uma administradora de condomínio, é necessário estar atento à tudo que envolve seu funcionamento. Analisar fatores como mercado, estrutura, localização, legislação, estimativa de receitas e despesas, marketing, entre outros.

Mercado

Ter o conhecimento do mercado que está inserido é fundamental para o sucesso do empreendimento, não só acompanhar as práticas da concorrência, mas sim entender as necessidades dos clientes, tendências de mercado e até mesmo ter expertise em marketing e vendas são extremamente importantes para tomar decisões estratégicas de gestão, tendo em vista o sucesso da empresa.

Um marketing atrativo é essencial para ganhar espaço no mercado e atrair novos clientes. É um diferencial que pode traçar o caminho de sucesso do empreendimento, levando ao destaque comercial quando comparado aos concorrentes. Acompanhe sempre novas ferramentas de divulgação e novas formas de atrair o público alvo.

É notável um grande desafio em montar uma administradora de condomínios, pois cada condomínio e cada condômino possui particularidades que exigem um alto grau de desempenho para atender a demanda de cada cliente. Além disso, a administradora, juntamente com o síndico, terá de resolver problemas internos como conflitos entre condôminos e até mesmo a inadimplência, que é um problema comum em diversos condomínios. O Método Inadimplência Zero é uma excelente alternativa para combater um dos maiores problemas enfrentados na comunidade condominial, que é a inadimplência. O método citado é apenas um exemplo para auxiliar na gestão dentre outras oportunidades nesse nicho de mercado.

Faça campanhas de marketing já conhecidas e ainda atuais como publicidade em jornais, rádios, internet. Distribua cartões de visitas para todos os contatos de vínculo profissional. Patrocine eventos na região. Procure sempre por parcerias estratégicas, parcerias com imobiliárias, por exemplo, é uma ótima oportunidade de adquirir clientes em potencial. E, talvez o mais importante, mantenha o site e suas redes sociais bem apresentáveis e que agradem os clientes. Atualmente as redes sociais são os locais mais procurados para publicidade e propaganda, e podem gerar um crescimento exponencial no seu empreendimento

É importante também participar de eventos e encontros voltados especificamente para ramos imobiliários e condominiais. Nesses encontros, além de ter a oportunidade de apresentar sua empresa e acolher novos clientes, a administradora de condomínio pode realizar negócios com fornecedores e até mesmo fechar parcerias com os mesmos.

Localização

A localização da sua administradora de condomínios também é importante para o sucesso do empreendimento. Portanto, a escolha de um espaço bem localizado é um fator que deve ser levado em conta na montagem da empresa. Existem alguns tipos de espaços bem localizados e que serão fundamentais para, locais onde você pode montar sua administradora:

● Home Office
● Coworking
● Espaço Comercial Físico

Algumas questões devem ser levantadas ao escolher um bom local para instalar sua administradora de condomínios. Abaixo colocaremos essas questões indicadas pelo SEBRAE e que devem ser levadas em conta para uma escolha acertada:

● Facilidade de acesso para clientes e funcionários;
● Facilidade de estacionamento (local ou próximo);
● O local favorece a venda por impulso;
● Proximidade de estações e pontos de transporte coletivo;
● Infraestrutura de serviços (restaurantes, farmácias, bancos);
● Segurança da região;
● Infraestrutura de serviços públicos (Bombeiros, Polícia, Correio etc);
● Verificar se o local não está sujeito a inundações ou a áreas de risco;
● Disponibilidade dos serviços de água, luz, telefone e internet;
● Serviços de recolhimento de lixo;
● Preço de aluguel;
● Qualidade dos imóveis disponíveis.

Locais que trazem sensação de insegurança e sem mobilidade são lugares que devem ser descartados na escolha. Também é muito importante saber e seguir sempre a legislação local para evitar problemas futuros.

Estrutura

Com um bom local escolhido, é necessária uma boa estruturação do seu ambiente de atendimento ao cliente. Lembrando que a estruturação terá muitos efeitos principalmente em espaços comerciais físicos e também em salas de coworking, visto que os clientes terão acesso à administradora de condomínios.

O local deverá ter uma sala para recepção dos clientes, voltados ao atendimento a síndicos, condôminos e prestadores de serviços. Também deve contar com uma sala de reuniões, onde serão realizados encontros entre clientes e empresa ou até mesmo encontros entre os colaboradores da empresa. Além da sala de trabalho e do almoxarifado, onde serão depositados materiais de trabalho e arquivo de documentos dos atendimentos feitos aos clientes. Um auxílio de um arquiteto será fundamental para aproveitar melhor os espaços e dividir de acordo com a demanda de atendimentos dos clientes.

Quadro de funcionários

Para montar uma administradora de condomínios, não é necessário ter um grande quadro de funcionários. Inicialmente, é necessário um gestor, cargo ocupado geralmente pelo proprietário da empresa. O gestor tem que ser capacitado para trabalhar com uma comunidade condominial, isso não quer dizer que ele deva apenas entender a legislação específica. Ele deve também deve ter capacidade emocional para lidar com conflitos dentro do condomínio, deve saber negociar, deve ter contato com síndicos ou até mesmo outras administradoras, além de ter disciplina para administrar um condomínio e saber definir a prioridade dos problemas a serem resolvidos.

Além do gestor, a empresa deve contar com um auxiliar administrativo para se relacionar diretamente com todos as pessoas envolvidas na administração de um condomínio. Essa responsabilidade profissional exige algumas características do auxiliar, como dominar técnicas de vendas e atendimento, ter boa comunicação com o público, além de ter conhecimento sobre condomínios. É uma função essencial na empresa, por isso o funcionário deve ter de conhecer o funcionamento de uma comunidade condominial e bom desenvolvimento profissional.

Terceirizar também é importante ao montar uma administradora de condomínio. Ter gastos fixos altos no início do empreendimento é desnecessário e pode gerar problemas financeiros. Um caso de sucesso financeiro não é construído apenas com altas receitas, mas sim com receitas e um gerenciamento inteligente de despesas. Manter funcionários efetivos em setores que podem ser terceirizados é um erro! Significa um aumento nos gastos fixos e, consequentemente, uma queda no resultado financeiro da empresa. Serviços prestados de portaria, vigilância, manutenção e limpeza e serviços jurídicos podem e devem ser terceirizados.

O registro da administradora

Para registrar sua administradora de condomínio, é necessário:

● Fazer o registro da empresa, individual na Junta Comercial
● Obter o CNPJ junto à Receita Federal
● Realizar o cadastro da empresa na Secretaria de Fazenda
● Solicitar o Alvará de Funcionamento mediante cadastro na Prefeitura Municipal
● Fazer o registro no Corpo de Bombeiros, que irá fiscalizar se o espaço de funcionamento da empresa, para assim liberar o AVCB
● Solicitar o Alvará de Licença da Vigilância Sanitária municipal
● Enquadrar a empresa na Entidade Sindical Patronal, de onde será recolhida a Contribuição Sindical Patronal

Quais os custos do condomínio?

Como resumimos acima, uma boa gestão financeira não é feita apenas de grandes receitas. E sim, com um ótimo gerenciamento de custos e despesas. Custos e despesas fixas são os gastos que mais pesam nos orçamentos das empresas, e evitar os gastos fixos servirá principalmente na abertura da sua administradora de condomínios. Para ficar mais claro, detalharemos o que são custos e despesas fixas ou variáveis.

Custos fixos – São custos que não variam, independentemente da quantidade de serviços prestados. São considerados custos fixos: salários, aluguel, internet, software dos computadores, serviço contábil, materiais de consumo para higiene, limpeza e alimentação dos funcionários, segurança e vigilância, além de alguns impostos. Esses são alguns exemplos de custos fixos, esses custos fixos podem variar de acordo com a demanda e planejamento da empresa. Custos fixos elevados diminuem consideravelmente o resultado líquido ao final do exercício da empresa. Por isso recomendamos que procure um bom serviço contábil que auxilie na redução possível de custos fixos.

Custos variáveis – São custos que variam de acordo com o consumo ou demanda de serviço. São considerados custos variáveis: Luz, telefone, água, matéria prima para atender os condomínios e publicidade. O aumento de custos variáveis não indica queda no lucro da administradora, pelo contrário, indicará um possível aumento de receita financeira.

Despesas Variáveis – São despesas que estão diretamente ligadas à comissões, taxas e tributos sobre serviços prestados ou até mesmo venda realizadas de unidades habitacionais, caso a administradora de condomínios realize esse tipo de operação.

Quanto o condomínio cobra?

Os custos cobrados por uma administradora de condomínio aos clientes podem variar entre 3% e 7% das despesas mensais. Alguns fatores são levados em consideração na hora de calcular a taxa cobrada, como o tamanho, localização, o número de colaboradores empenhados na prestação de serviços do condomínio, o número de unidades habitacionais e também o valor médio de despesas mensais. Em resumo, não há valor fixo da taxa mensal cobrada aos condomínios pela administradora pois depende do tipo de serviço prestado pela administradora e também pelo porte do condomínio.

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Qual o salário de um administrador de condomínio?

Um administrador de condomínios tem seu salário médio estipulado em R$ 2400, tendo seu piso salarial fixado em R$ 2200 e seu teto fixado em R$ 4900. Os salários são definidos de acordo com cada administradora de condomínios e calculados em torno de 44 horas semanais.

E o síndico?

É importante salientar que a contratação de uma administradora de condomínios não extingue a obrigatoriedade da função de síndico, há apenas uma separação de obrigações entre os dois. Enquanto a administradora fica responsável pela gestão do condomínio, o síndico fica responsabilizado por supervisionar o trabalho da administradora, além de dar ordens e buscar garantias de que todos os serviços sejam executados conforme o contrato, a legislação e as normas internas do condomínio.

Em muitos condomínios, os síndicos não são profissionais e em alguns casos, não são capacitados para ocupar o cargo. Por isso algumas administradoras oferecem um síndico profissional como opção em seu pacote de serviços. O síndico profissional é uma excelente alternativa para condomínios que passam por problemas de gestão, e esse pode ser um diferencial ao abrir a sua administradora de condomínio. Embora algumas já ofereçam o serviço, não é uma oferta comum no mercado.

O que eu preciso saber para ser síndico?

Para ser síndico de um condomínio, o candidato deve conhecer a legislação interna do condomínio, como a Convenção de Condomínio e Regimento Interno. Deve ter conhecimento sobre o seu condomínio e suas necessidades, ter tempo disponível para realizar as atividades administrativas, bem como fazer visitas às unidades habitacionais e atender os condôminos e funcionários do condomínio.

Além disso, o candidato precisa ter habilidades para lidar com pessoas, acatar bem reclamações, saber gerenciar problemas e conflitos entre condôminos, ter organização para executar as tarefas administrativas, e também se manter atualizado para melhorar o bem estar da comunidade condominial.

O que o síndico não pode fazer?

Embora pareçam coisas óbvias, é muito importante saber o que o síndico não pode fazer e que podem destituir o síndico do cargo mediante assembleia. O Blog Manager lista muito bem atitudes que são vedadas aos síndicos:

  • Contratar ou adquirir serviços e produtos que afetam o caixa do condomínio sem aprovação prévia da assembleia.
  • Deixar de prestar contas anuais ou quando for solicitado.
  • Reter documentos e arquivos após deixar o cargo.
  • Deixar contratos como os de seguros do condomínio vencerem.
  • Gastar a mais do que o orçamento previsto sem justificativas.
  • Deixar de quitar dívidas do condomínio.
  • Utilizar o fundo de reserva para pagar despesas rotineiras.
  • Cobrar de forma vexatória os moradores inadimplentes.
  • Deixar de cobrar ou conceder descontos para os condôminos em dívida.
  • Proibir o acesso de visitantes autorizados pelos moradores no edifício.
  • Não ter uma boa comunicação com os moradores ou deixar de responder perguntas.
  • Ser parcial em conflitos entre os condôminos.
  • Entrar nas residências dos condôminos sem a permissão deles ou sem motivo significativo (como vazamento de gás ou incêndios).
  • Multar moradores sem provas.
  • Cessar os serviços de água e gás que são canalizados de forma coletiva.
  • Elevar o seu próprio salário abusivamente.

Qual o salário de um administrador de condomínio?

Os salários dos síndicos que moram nos condomínios geralmente são informais, como abatimento parcial ou integral da taxa condominial, ou uma remuneração indireta. Já a remuneração do síndico profissional está entre R$ 1500 e R$ 4500, e varia de acordo com o tamanho, classe, o tempo de trabalho e as obrigações exigidas pelo condomínio.

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Me chamo Oscar Moreira e com 10 anos de experiência em Direito Condominial aprendi que um dos maiores custos das administradoras é arcar com uma equipe de advogados.

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